La factura electrónica es un proceso de facturación en formato digital. En la actualidad, estos documentos han supuesto una renovación en el ámbito empresarial y han permitido la eliminación de papel en muchas empresa; por eso, en este post le vamos a explicar qué es y qué ventajas le ofrece a usted una factura electrónica.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento, en formato digital, que contiene los mismos datos que una en papel y, por ello, tiene los mismos efectos legales. La única diferencia que tiene de la factura en papel es que está condicionada al consentimiento de su destinatario; es decir, es necesario que el receptor disponga de firma digital.
En España, solamente la Administración Pública tiene la obligación de facturar mediante este sistema electrónico; por ese motivo, muchas empresas privadas no la emplean y prefieren continuar usando el papel.
Tipos de facturas electrónicas
Todas las facturas electrónicas están pensadas para que puedan transmitirse por redes de comunicación, como Internet. En la actualidad, este sistema de cobro puede utilizarse con un formato estructurado y uno no estructurado.
Facturas en formato estructurado
En este caso, el emisor puede generar la factura automáticamente mediante unos sistemas informáticos de facturación. Además, puede ser transmitida por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
Las principales facturas electrónicas con formato estructurado son aquellas que emplean el lenguaje XML o EDIFACT, entre otros.
Facturas en formato no estructurado
Este tipo de factura electrónica consta, fundamentalmente, de una imagen que debe introducirse en los sistemas informáticos del receptor de forma manual. Este proceso no se puede automatizar completamente, por eso es más costoso que la anterior. Dentro de este tipo destacan aquellas que son en papel escaneado y los ficheros PDF.
¿Cómo se emite una factura electrónica?
El Intercambio Electrónico de Datos, conocido con las siglas EDI, es el software que permite la emisión de una factura electrónica. Es el sistema estándar internacional para el intercambio de datos y su utilización permite eliminar el papel en las empresas.
Normativa que rige la facturación electrónica
El Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, obliga a las empresas a emitir una factura, ya sea en papel o de forma electrónica. Además, esta normativa establece la regulación de otros aspectos fundamentales como:
- Tipos de facturas: completa y simplificada.
- Expedición por terceros.
- Contenido de la factura.
- Requisitos de la factura: legibilidad, integridad y autenticidad.
- Plazos.
- Especificidades de la factura electrónica.
- Regímenes especiales.
- Conservación.
Legibilidad, autenticidad e integridad
Independientemente de si se trata de una factura electrónica o una en papel, todas deben garantizar la legibilidad, la autenticidad y la integridad del contenido.
Por su parte, la legibilidad de una factura electrónica debe ser facilitada por el programa informático que la crea y la autenticidad e integridad se puede garantizar de distintas formas.
- Gracias a la firma electrónica.
- Con un intercambio electrónico de datos.
- Por otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- Mediante los controles de gestión comunes de la actividad empresarial.
¿La factura electrónica tiene el mismo valor que en papel?
Si, porque la factura electrónica cumple los siguientes requisitos.
- Cuentan con el consentimiento del destinatario.
- Garantiza la legibilidad de la factura.
- Garantiza la autenticidad del origen.
- Garantiza la integridad del contenido.
Ventajas de usar facturas electrónicas
A continuación le mostramos las principales ventajas de utilizar la factura electrónica.
- Permite acortar todos los ciclos de tramitación.
- Reduce la posibilidad de un error humano.
- Elimina los costes de impresión y envío postal.
- Facilita un acceso rápido, fácil y ágil a las facturas almacenadas.
- Reduce el espacio de almacenamiento.
- Mejora el servicio al cliente.
- Facilita la lucha contra el fraude.
- Mejora la gestión.
- Contribuye a modernizar la economía.
Del mismo modo, su utilización supone un mayor ahorro a las empresas que los procesos de impresión y envío ordinario. Eso sí, para poder acceder a estos beneficios es importante superar estos obstáculos.
- Adopción por Pymes: son el segmento más importante del ámbito empresarial español.
- Aceptación por los ciudadanos: muchas personas no cuentan con firma electrónica, lo que hace que sea imposible la realización de la factura electrónica.
- Mejora de los sistemas de facturación electrónica: el objetivo es conseguir establecer esta relación comercial en todo el mundo.
¿Cómo implantar un sistema para emitir factura electrónica?
Para poder utilizar las facturas electrónicas es necesario instalar el software de Intercambio Electrónico de Datos. Este sistema permite tener los datos de la empresa disponibles y debe estar identificada con un código específico denominado Punto Operacional o GLN.
Este código permite la identificación de la localización legal, física o funcional de un negocio y sirve para poder generar una factura electrónica.
Formatos de la factura electrónica
En función del país, la factura electrónica posee un formato determinado extraído a partir del Electronic Data Interchange.
El formato más habitual es el EDIFACT, creado por las Naciones Unidas; este sistema se emplea cuando se envía la factura entre dos ordenadores y el receptor quiere, o tiene la posibilidad, de modificar dicha información. Por otra parte, si el receptor solo quiere guardarla, el formato más empleado es el PDF.
¿Qué es el EDI o el Intercambio Electrónico de Datos?
El Intercambio Electrónico de Datos, conocido como EDI, es un software estándar internacional de GS1 que facilita la transmisión de los procesos administrativos entre compañías.
Este sistema permite la transmisión de las facturas electrónicas, lo que permite una eliminación total del papel y una mejora en las comunicaciones. Del mismo modo, permite un ahorro de tiempo y personal y ayuda a mejorar la productividad; también automatiza la integración de los datos y evita los errores humanos.
Empieza a hacer EDI en 4 sencillos pasos
Para instalar el Intercambio Electrónico de Datos en su empresa solamente necesitará seguir 4 sencillos pasos.
- Solicite el Punto Operacional o GLN: para poder instalarlo es necesario contar con un código número que identifica al emisor y al receptor. Si lo desea, en La Tienda de las Barras se lo facilitamos.
- Decida el sistema EDI más adecuado a sus necesidades: no es lo mismo una pequeña, mediana o grande empresa, por eso, es fundamental elegir un sistema EDI que se adecue a sus necesidades específicas.
- Consulte a los clientes el tipo de documento de intercambio: puede ser una factura, un pedido o un albarán, entre otros.
- Intercambie la información de tus datos con sus clientes: debes informarles de todos tus datos que aparecen en el documento.
Por otra parte, también es importante señalar que la factura electrónica ayuda a mejorar el medio ambiente porque hace que las empresas no utilicen papel; además, también elimina el transporte y permite mejorar su servicio de atención al cliente.
Si aun tiene alguna duda sobre la factura electrónica, puede ponerse en contacto con nosotros; nuestros profesionales le ayudarán durante el proceso de compra para dotar a su empresa del último sistema de facturación disponible.
Por ello, si está pensando en utilizar una factura electrónica y necesita un código GLN, en La Tienda de las Barras se lo haremos llegar en el menor tiempo posible; de este modo, podrá comenzar a mantener una comunicación digital con sus proveedores desde el primer momento.
