Hoy día, muchos no saben qué es GLN, pero es un código y un nuevo requisito de la norma IFS que estableció el Espacio Económico Europeo y Reino Unido para las empresas. Sirve para facilitar todo el intercambio de información que se encuentra dentro de la cadena de suministro. Como la mayoría de las empresas intercambian información sobre etiquetas logísticas, albaranes, etc; su fin es identificar y unificar a los interlocutores.
Además, la ventaja de reducir la logística de las empresas y las relaciones comerciales es lograr identificar una buena ubicación de manera única y no dudosa. Así, cada empresa deberá establecer todas las operaciones de ubicaciones físicas, estructuras administrativas y entidades legales.
Código GLN
¿Qué es GLN? Podemos decir que es el código electrónico que permite identificar de forma inequívoca a entidades legales y ubicaciones físicas.
Entidades locales: empresas, administración, clientes, proveedores de bienes y/o servicios, bancos, entre otros.
Ubicaciones físicas: direcciones completas, edificios individuales, almacenes, plataformas logísticas.
Con el GLN se identifican localizaciones, como un muelle, departamento, almacén o una sección, asegurándose que no haya errores. De hecho, en este código simplificado se encuentra la información asociada a la empresa:
- Nombre la sociedad.
- CIF.
- Sede social.
- Tipo de lugar.
- Dirección operativa.
- Datos de contacto como teléfono y email así como la persona de contacto.
- Datos de facturación, entre otras.
Conseguir este código permite mejorar la comunicación entre las empresas y clientes, dándole importancia a las transacciones y favoreciendo la transparencia de cara a los consumidores.
GLN y EDI
Además, la empresa que trabaje vía EDI debe estar identificada con un código GLN que permite el viaje de EDI e impide la duplicación de localizaciones. A nivel de seguimiento de la logística y trazabilidad de cualquier bien, esto es clave.
Para lograr trabajar con EDI debes identificar tu empresa de una forma única, y no de forma oscura, por medio de un catálogo de puntos operacionales.
Estructura del código
Cualquier código GLN se compone de tres grandes estructuras:
- Raíz de la empresa y dígitos asociados a la empresa, asociados por GS1 Spain o a través de nuestra tienda online de códigos.
- Contadores disponibles para la empresa
- Dígito de control, que se calcula automáticamente en base a unos cálculos mediante algoritmo.
Importante: aunque se puede utilizar software online para obtener el código GLN de una empresa, éste no contiene información explícita ni delicada de la empresa. Para ello hay que ir al registro de GS1 y buscar la información de la empresa.
¿Trabajas con operadores internacionales? Estos directorios de GS1 de Europa te serán de utilidad.
Ojo, que no todas las empresas publican abiertamente su código. No es obligatorio, y de hecho se puede ocultar.
Modalidades de código
Según lo que identifique cada usuario/empresa, existen diversas modalidades de código.
- GLN Buzón, que incluye el buzón EDI
- GLN Fiscal: contiene los datos fiscales de la empresa.
- GLNs lógicos: apunta a cualquier elemento de la cadena de producción, así como los edificios de oficinas, producción, puntos de entrega y almacenaje.
Si tienes una pyme, es habitual que con un único código sea suficiente. Ahora bien, si tu empresa cuenta con distintas sucursales, requerirás varios.
Qué puedes hacer con un código GLN
El código GLN puedes utilizarlo para identificar locaciones de tipo físico y también entidades legales, y cuando sea necesario proveer información para perfeccionar la eficiencia de la comunicación en tu empresa. Además, se pueden mejorar las ubicaciones para el flujo de mercaderías y las aplicaciones de captura automática de los datos.
Beneficios del código GLN para tu empresa
Utilizar adecuadamente este código tiene muchos beneficios:
- Captura de datos eficaz y veloz.
- Reducción de stocks.
- Uso de una codificación frecuente entre los participantes.
- Gestión inmediata de la información.
- Aumento del nivel de servicio de los clientes.
- Medios de automatizar el almacén y optimizar el control del almacenaje y distribución.
- Disminución de errores al momento de reconocer el producto.
Utilizar GLN permite que tu empresa sea identificada inequívocamente con un catálogo electrónico de bienes o servicios. Esto le otorgará a tu compañía originalidad y te permitirá trabajar con EDI, teniendo tiendas físicas, legales, de éxito y muy reconocidas.
¿Cómo conseguir un código GLN?
Ahora que sabes qué es GLN, debes saber cómo conseguirlo. Lo obtienes a través de AECOC, que es un organismo miembro de GS1.
Esta corporación es la que se encarga de las asignaciones, gestiones y registros de los códigos en toda España.
Tienes que tener en cuenta que el proceso de fabricación GLN válido para la IFS se divide en dos partes:
- Asignación del código GLN por cada instalación a auditar o por cada ubicación.
- Registro del código GLN. Tener presente toda la información identificada y asociada en los datos de GEPIR que suministra la validez y visibilidad al GLN.
¿Cómo obtener y administrar el código GLN hoy día?
Cualquier tipo de empresa puede solicitar el código GLN a la distribución GS1 del país en que se encuentre.
Cuando tengas tu código GLN en tus manos, tu empresa podrá entrar en el mundo del EDI y favorecerse de todos los intercambios.
Por ejemplo, sólo con este código tu empresa podrá trabajar con EDICOM.
Ojo, porque una cosa es el código GLN y otro el código EDI para facturación electrónica. Tu producto llevará su propia identificación para poder localizarlo en cualquier parte del mundo sin ningún problema.
Para qué se utilizan los códigos GLN
Vayamos a la práctica. Si dispones de este código de identificación para la trazabilidad de los bienes intercambiados puedes utilizarlos para los siguientes usos:
Intercambio electrónico de datos (EDI)
En un mundo ideal, se utilizan mensajes comerciales automáticos con GLN para que queden registradas y se permita una automatización de la información.
Grupos de datos y la red global de sincronización de datos (GDSN)
Incluso en las empresas de menor tamaño, los grupos de datos compatibles con GDSN y el Registro global que los vincula registran información sobre todos los productos que se comercializan y los GTIN que les corresponde. De ahí que cada parte, en su relación con el bien o servicio intercambiado, deba estar correctamente identificado con un GLN.
Actualización normativa desde marzo 2021
A la hora de gestionarlo, hay que tener en cuenta que a partir de marzo del 2021 será deliberada la certificación IFS y obligatoria a partir del mes de julio del mismo año. Esto será aplicado para todas las empresas alimentarias que quieran realizar este trámite, sino se realiza dicho trámite la auditoría de certificación no se llevará a cabo. Además, se conocerá la mercancía, el transporte y hasta la entrega más valiosa por el cual está solicitando este código.
En resumen, gracias al código GLN, su comunicación fluida, gran abastecimiento y su información estandarizada, toda su distribución se hará de forma rápida, inequívoca y segura. Cada una de estas cosas es muy importante que se cumpla para que todo se lleve a cabo de la forma que se desee.
